Три рейса дали 20 000 ₽ перерасхода: где логистика съедает выручку

В демонстрационном реестре три рейса стоили по плану 303 000 ₽, а по факту — 323 000 ₽. Общий перерасход составил 20 000 ₽, но главный вопрос другой: какой маршрут съел результат и какую часть связанной выручки забрала перевозка.

На учебных входах ответ виден по строкам. Томский рейс дал 15 000 ₽ перерасхода, 90 ₽/кг и долю логистики 34,6%. Это 75% общего отклонения по трём рейсам. Причину книга не доказывает: для этого нужны тариф, акт, вес, маршрут и правило привязки выручки.

Все суммы в материале — демонстрационные данные XLSX, не кейс клиента и не рыночный бенчмарк.

Какое решение готовит этот реестр

Выписка перевозчика отвечает на вопрос, сколько нам выставили. Управленческий реестр должен ответить ещё на два: почему факт отклонился от плана и хватает ли выручки конкретной отгрузки, чтобы нести эту логистику.

Эта связка нужна до согласования нового тарифа, маршрута, минимальной партии или условия бесплатной доставки клиенту. Если смотреть только на общий бюджет месяца, решение по одному плохому маршруту растворяется в общей сумме.

Альтернативы не сводятся к поиску более дешёвого перевозчика. Можно изменить маршрут, консолидировать отгрузки, пересмотреть тариф клиента, вынести доставку в отдельную строку, изменить минимальный вес или отказаться от рейса. Какая мера подходит, зависит от причины отклонения, а не от цвета итоговой ячейки.

Что заполняет финансовая команда

Одна строка книги — один рейс или закрывающий документ. В жёлтые поля вносятся дата, маршрут, перевозчик, вес, объём, плановая и фактическая стоимость, а также связанная выручка.

Ключевое слово — «связанная». Если в рейсе едут заказы нескольких клиентов, выручка должна попасть в строку по одному правилу: по номеру отгрузки, заказа или доле веса. Случайное распределение портит знаменатель: доля логистики будет арифметически верной и управленчески бесполезной.

Объём в книге есть как вход, но стоимость на кубометр не считается. Если тариф перевозчика зависит от объёмного веса, рядом нужен второй показатель или другая модель тарифа. Нельзя додумывать эту логику за файл.

План, факт и выручка входят на одной базе

Книга берёт суммы как есть, своей нормализации в ней нет. Поэтому база входа решает больше, чем арифметика.

План согласуют по тарифу перевозчика, а в договоре тариф обычно стоит без налога. Факт заносят из счёта или акта, где сумма чаще с налогом. Управленческая выручка отгрузки при этом почти всегда без налога. Числитель и знаменатель приходят из разных документов — тот же разъезд, что между прейскурантом и калькуляцией.

Основная ставка НДС с 1 января 2026 года — 22%, коэффициент приведения 1,22

Вот что происходит с демовходами, если факт занесён с налогом, а план и выручка без него.

Перерасход превращается в экономию: 303 000 ₽ плана против 264 754 ₽ приведённого факта дают 38 246 ₽ в другую сторону. Доля логистики падает на 4,41 процентного пункта — с 24,47% до 20,06%, то есть почти на пятую часть самого показателя. Ни одна из трёх проверок этого не замечает: суммы положительны, доля ниже 100%.

Делить на 1,22 вслепую тоже нельзя. Если перевозчик на упрощёнке и налога в счёте нет, сумма расхода верна целиком. Если налог не принимает к вычету сама компания, он для неё реальный расход и остаётся в строке. Поэтому правило не про коэффициент, а про запись: план, факт и выручка заносятся в одном виде, и этот вид зафиксирован рядом с файлом.

Сквозной расчёт по трём рейсам

Демовходы дают не пример «нормальной» логистики, а способ прочитать таблицу.

Первая таблица отвечает на вопрос «сколько отклонились от плана».

Вторая — на вопрос «дорого ли это для конкретной отгрузки». Здесь рядом с перевозкой стоят вес и выручка.

Доля логистики = сумма фактических затрат / сумма связанной выручки.

Первая строка вышла за план на 7 000 ₽. Вторая дала экономию 2 000 ₽. Третья принесла 15 000 ₽ перерасхода и сформировала 75% общего отклонения. Эта доля показывает, куда идти за причиной, но не называет её.

Две итоговые величины считаются не так, как остальные. Общая доля 24,47% — это 323 000 ₽ фактических затрат, делённые на 1 320 000 ₽ выручки; общие 58,73 ₽/кг — те же 323 000 ₽, делённые на 5 500 кг. Ни то, ни другое не равно среднему по трём строкам: каждая строка взвешивается своей выручкой и своим весом. Остальные итоги — обычные суммы столбцов.

После логистики остаётся 997 000 ₽. Называть эту сумму прибылью нельзя. Из неё ещё не вычтены себестоимость товара, зарплаты, комиссии, налоги и другие расходы. Чтобы не путать промежуточный остаток с итогом бизнеса, полезен разбор уровней прибыли в ОПиУ.

Что проверяет MODEL STATUS

Лист «Контроль» содержит три условия. Вес не должен быть отрицательным. Если план положительный, факт не должен быть нулевым или отрицательным. Итоговая доля логистики должна быть ниже 100%. На демовходах три условия дают OK, а общий статус — PASS.

Граничный тест показал, что это условие работает. Когда фактическая логистика каждого рейса приравнена к его выручке, итоговая доля стала 100%, остаток после логистики — 0 ₽, а статус — FAIL. Когда факт рейсов задан как 1 420 000 ₽ при выручке 1 320 000 ₽, доля доходит до 107,58%, остаток уходит в минус на 100 000 ₽, и контроль снова даёт FAIL.

Но технический статус покрывает не все плохие входы. В отдельном тесте у казанского рейса оставили 92 000 ₽ факта, а вес и выручку заменили на нуль. IFERROR показал по этой строке 0 ₽/кг и 0%. Свод показал 87,30 ₽/кг, 35,89% и 577 000 ₽ после логистики. Все три проверки остались OK, а MODEL STATUS — PASS.

Остаток стоит разобрать отдельно, иначе он не сходится. 414 000 и 255 000 ₽ по двум нетронутым рейсам дают 669 000 ₽. Казанская строка добавляет не ноль, а минус 92 000 ₽: выручку обнулили, а факт остался, и остаток строки стал отрицательным. Отсюда 669 000 − 92 000 = 577 000 ₽. При этом в самой строке читатель видит 0 ₽/кг и 0% — два нуля и один минус в одной строке.

Это не ошибка арифметики: формулы так и записаны. Это граница контроля. Нулевой вес не отрицателен, поэтому первая проверка его пропускает. Проверка факта срабатывает от плана, а не от выручки. А сводная доля остаётся ниже границы, потому что в знаменателе остались другие рейсы.

Пустое название маршрута обходится дороже нулевого веса

Первая граница видна в проверках. Вторая живёт в формулах самой строки, и её не покрывает ни одна из трёх.

Отклонение: I6 = IF(B6=""; 0; G6 − F6) · Остаток: L6 = IF(B6=""; 0; H6 − G6) · Стоимость на вес: J6 = IFERROR(G6 / D6; 0) · Доля: K6 = IFERROR(G6 / H6; 0)

Отклонение и остаток после логистики считаются с условием «если маршрут назван». У стоимости на вес и доли логистики такого условия нет — они берут вес, факт и выручку как есть.

Я стёр название маршрута у томской строки, оставив дату, вес, план, факт и выручку на месте. Вот что получилось.

Сходимость видна в обеих колонках. 20 000 ₽ — это 7 000 ₽ Казани минус 2 000 ₽ Самары плюс 15 000 ₽ Томска; 5 000 ₽ — те же 7 000 ₽ минус 2 000 ₽ без томской строки. Остаток 997 000 ₽ складывается из 328 000, 414 000 и 255 000 ₽; 742 000 ₽ — из первых двух.

Одна строка участвует в одних итогах и выпадает из других. Перерасход, ради которого реестр и ведётся, уменьшился на 15 000 ₽ — не из-за ошибки в деньгах, а из-за пустого текстового поля.

Отсюда простая сверка перед чтением свода: число строк с заполненным фактом должно совпадать с числом строк, где назван маршрут. Расхождение означает, что часть денег не попала в отклонение и в остаток, а статус этого не покажет.

Как проверить причину, а не только сумму

План-факт не говорит, почему счёт выше. Тариф мог измениться, маршрут — удлиниться, вес — оказаться ниже плана, полупустой рейс — уйти без консолидации, а к счёту могли добавиться простой, возврат или услуга, которой не было в бюджете.

Поэтому к строке нужен пакет источников: заявка на рейс, согласованный тариф, акт или счёт, подтверждённый вес и реестр отгрузок. Если выручка распределена между рейсами, прикладывается и само правило распределения. Без этого можно подтвердить только арифметику.

Для документальной части полезен разбор проверки транспортных расходов. Он не заменяет текущий реестр: один метод сравнивает рейсы, другой проверяет документы и физический объём.

Что решает собственник

Финансовый директор приносит не скриншот PASS, а короткую карту решений. В ней видны маршруты с отклонением, причина или её статус, сумма возврата или экономии, изменение доли логистики и способ не повторить отклонение.

Если выручка или вес не подтверждены, решение по маршруту откладывается. Ноль из IFERROR не считается подтверждением отсутствия расхода. Строка без названия маршрута тоже откладывается: её денег не видно в своде отклонений. Если причина пока неизвестна, в карте так и пишется: «неизвестно», а не выдуманное объяснение.

Итоговое решение может быть разным. Тариф перевозчика остаётся, если отклонение объяснено подтверждённой услугой и маршрут всё ещё выгоден. Условия меняются, если причина повторяется. Маршрут останавливается, если доля логистики делает отгрузку заведомо убыточной. Книга даёт язык для этого разговора, но не выбирает вариант.

Сравнение работает только на сопоставимом периоде и при одном правиле признания выручки. Иначе разница объясняется не экономикой рейса, а моментом закрытия документов. Это ограничение фиксируется в карте решений рядом с цифрами.

Поручение финансовому директору

За пять рабочих дней собрать реестр рейсов за один закрытый месяц и план следующего.

• По каждой строке связать заявку, согласованный тариф, акт или счёт, подтверждённый вес и отгрузочную выручку; если рейс вёз заказы нескольких клиентов, приложить правило распределения выручки.
• Показать план-факт, стоимость на вес и долю логистики в выручке по каждому маршруту.
• Отдельно вынести маршруты с отклонением, строки с нулевым весом, выручкой или фактом и строки, где суммы заполнены, а название маршрута пустое.
• Для каждого отклонения указать причину, документ, ответственную роль и меру: возврат, изменение тарифа, маршрута или минимальной партии.

Неподтверждённые базы не обнулять: пометить «нет данных», назвать ответственную роль и срок получения документа.

Формат сдачи — проверенный XLSX и одностраничная карта решений; решения по строкам без источника отложить.

Срок — пять рабочих дней.

Собственнику остаётся согласовать меру по маршруту или отложить её до подтверждения базы. Заполнять реестр вместо финансовой команды ему не нужно.

Это выпуск №15 серии разборов инструментов Finspect. Скачать реестр учёта логистики можно как рабочий шаблон; демовходы заменяются на подтверждённые данные компании.

FAQ

Артём Высоцкий, основатель Finspect. Актуальность: 18 сентября 2026 года. Материал носит информационный характер и не является аудиторским заключением, индивидуальной рекомендацией или публичной офертой.