Возрастные корзины дебиторки: где долг перестаёт быть деньгами

Общая сумма долга покупателей не отвечает ни на один вопрос собственника. В условном расчёте ниже из трёх миллионов рублей 1 900 000 ₽ стоят в корзинах старше шестидесяти дней. Ответ даёт не итог, а разбивка по срокам просрочки и разрез по контрагенту.

Все числа ниже — условный пример, а не показатели реальной компании.

Короткий ответ собственнику

Реестр дебиторской и кредиторской задолженности Finspect по каждому документу считает открытый остаток, число дней просрочки и возрастную корзину, а свод собирает суммы по пяти интервалам.

Решение принимается не по итоговой строке, а по трём вещам сразу:

• сколько денег стоит в каждом интервале просрочки;
• какая часть этих денег приходится на контрагентов, которым компания сама должна;
• у какой строки пусто в столбце «Ответственный / действие».

Первое даёт свод. Второе и третье свод не даёт — их собирают отдельно, и ниже видно, почему без них картина искажается в разы.

Когда нужен этот инструмент

Реестр нужен, когда выполняется хотя бы одно условие: отгрузки идут с отсрочкой, покупателей больше десяти, продажи спорят с финансами о новой отгрузке в долг, банк просит расшифровку дебиторской задолженности к отчётности, или собственник впервые слышит сумму долга и не понимает, из чего она собрана.

Он не нужен, если вся выручка идёт по предоплате. Тогда дебиторской задолженности нет по определению, а кредиторскую проще вести в платёжном календаре на восемь недель.

Какие данные передать финансовой команде

Реестр заполняется по документам, а не по контрагентам. На одну строку — один счёт или один акт:

• тип: ДЗ, если должны нам, КЗ, если должны мы;
• контрагент и номер документа;
• дата документа и срок оплаты по договору;
• сумма документа и оплаченная часть;
• ответственный и следующее действие по этой строке.

Остаток, дни просрочки и корзина считаются формулами. Отдельно задаётся дата контроля на листе «Параметры» — от неё считается вся просрочка.

Как устроен расчёт

Остаток = Сумма документа − Оплачено
Дней просрочки = Дата контроля − Срок оплаты (не меньше нуля)
Возрастная корзина = Не просрочено / 1–30 / 31–60 / 61–90 / 90+

Ключевое здесь — вторая строка. Корзина считается от срока оплаты по договору, а не от даты счёта. Счёт, выставленный 15 июня с отсрочкой в тридцать дней, на 14 августа имеет возраст шестьдесят дней и просрочку тридцать дней. Если банк, страховщик или чужая таблица строят шкалу от даты документа, расхождение будет ровно в длину отсрочки — и спор пойдёт не о долге, а о том, чья таблица правильная.

Условный расчёт на шести строках

Дата контроля — 14 августа 2026 года. Числа условные, круглые.

Дата документа в расчёт корзины не входит — она нужна только для сверки с чужой шкалой старения. В примере счёт 101 выставлен 15 июня: возраст шестьдесят дней, просрочка тридцать.

Свод собирает те же остатки по корзинам:

Проверка сходимости: 600 000 + 500 000 + 1 200 000 + 700 000 = 3 000 000 ₽ дебиторской задолженности, вся сумма реестра разошлась по корзинам. Кредиторская: 450 000 + 550 000 = 1 000 000 ₽. Разница 3 000 000 − 1 000 000 = 2 000 000 ₽.

Из четырёх строк дебиторской задолженности просрочены три на 2 400 000 ₽, а в корзинах старше шестидесяти дней лежат 1 900 000 ₽ — это 1 200 000 по счёту 118 плюс 700 000 по счёту 087. Итоговые три миллиона такого не показывали.

Все суммы примера — суммы документов, то есть с НДС. Почему это правильная база здесь и неправильная в расчёте дней ожидания оплаты — отдельный раздел ниже.

Дата контроля: вход, от которого зависит вся картина

Просрочка считается от даты контроля на листе «Параметры». В шаблоне там стоит 29 июля 2026 года.

Что происходит, если её не обновили. Счёт 101 со сроком оплаты 15 июля при дате контроля 29 июля даёт четырнадцать дней просрочки и корзину 1–30. При дате 14 августа — тридцать дней и ту же корзину 1–30. При дате 15 августа — тридцать один день и корзину 31–60. Одна ячейка переносит долг на ступень вниз, и никакая проверка об этом не предупреждает.

Второй демонстрационный документ ведёт себя резче. Счёт поставщика со сроком 5 августа при старой дате контроля числится непросроченным, при актуальной — просрочен на девять дней. Собственник смотрит на строку «Не просрочено» и не знает, что платёж уже пропущен.

Проверка занимает секунду: дата контроля на листе «Параметры» должна совпадать с сегодняшним днём. Если реестр обсуждают на планёрке — значит его пересчитали утром, а не в прошлом месяце.

Чистая позиция считается по корзине, а не по контрагенту

В своде столбец «Чистая позиция» — это дебиторская задолженность минус кредиторская внутри одной корзины. Но вычитаются суммы разных контрагентов.

В примере в корзине 1–30 стоит минус 500 000 ₽. Читается как «в этом интервале мы должны больше, чем должны нам». Фактически там три независимых обязательства: 500 000 ₽ нам от Клиента А, 450 000 ₽ от нас Клиенту А, 550 000 ₽ от нас Поставщику Г. Взаимозачёт возможен только внутри одной пары — с Клиентом А. С Поставщиком Г зачесть нечего.

Разрез по контрагенту меняет число сильно. По Клиенту А дебиторская задолженность — 1 100 000 ₽ (счета 101 и 140), кредиторская — 450 000 ₽. После зачёта остаётся 650 000 ₽. Причём зачёт по правилам налогового учёта идёт начиная с самой ранней задолженности: просроченный счёт 101 на 500 000 ₽ гасится встречными 450 000 ₽ полностью, и просроченной по этому контрагенту остаётся не пятьсот тысяч, а 50 000 ₽.

Разница между 500 000 ₽ в своде и 50 000 ₽ после зачёта — десятикратная. Столбца с таким разрезом в шаблоне нет: он строится сводной таблицей по листу «Реестр» с группировкой по контрагенту.

Корзина не равна резерву

Управленческая шкала 30/60/90 — сигнал для работы с долгом. Налоговый резерв по сомнительным долгам считается по другим порогам: до сорока пяти дней просрочки резерв не создаётся, от сорока пяти до девяноста дней в резерв идёт половина суммы, свыше девяноста — вся. Сам резерв ограничен десятью процентами выручки за налоговый период, а сомнительным считается только долг за поставку, не обеспеченный залогом, поручительством или банковской гарантией.

На тех же шести строках: Клиент Б с просрочкой 74 дня даёт 600 000 ₽ (половина от 1 200 000 ₽), Клиент В с просрочкой 117 дней — все 700 000 ₽, Клиент А после зачёта уходит в интервал до сорока пяти дней и не даёт ничего. Расчётная сумма — 1 300 000 ₽ против 1 900 000 ₽ в двух старших корзинах свода.

Корзина 31–60 разрезана порогом сорока пяти дней ровно пополам. Поэтому свод отвечает на вопрос «где деньги застряли», а не «какую сумму списывать».

Какую базу берут суммы реестра

Реестр ведёт документы к получению и оплате, значит суммы в нём — те, что реально придут на счёт и уйдут с него, вместе с НДС. Для вопроса «сколько денег вернётся в августе» это правильная база, и переносить эти суммы в платёжный календарь можно как есть.

База разъезжается в другом месте — когда тот же остаток делят на выручку, чтобы получить дни ожидания оплаты. Выручка в отчёте о прибылях и убытках стоит без налога, а дебиторская задолженность — с ним. При основной ставке 22 процента, действующей с 1 января 2026 года, три миллиона рублей долга превращаются в 2 459 016 ₽ без налога; разница — 540 984 ₽. Срок ожидания оплаты, посчитанный без этой очистки, завышается почти на пятую часть. Механика показателя разобрана в материале о финансовом цикле в днях.

Единым коэффициентом 1,22 задолженность чистится только тогда, когда вся она облагается по одной ставке. Если в остатке сидят отгрузки по десяти процентам, экспорт по нулевой ставке или контрагенты без НДС, налог берут из регистров, а не делением.

Отдельная строчка про авансы. Тип задолженности определяется направлением требования, а не тем, кто контрагент. Аванс, перечисленный поставщику, — это дебиторская задолженность: право получить товар. Аванс, полученный от покупателя, — кредиторская. Если аванс поставщику занесли как КЗ, потому что в строке стоит поставщик, ошибка удваивается: кредиторская выросла, дебиторская не выросла, чистая позиция ушла в минус на двойную величину. Колонки «вид документа» в шаблоне нет, поэтому проверка ложится на того, кто вводит.

Что проверяет лист «Контроль»

Три теста и итоговый статус:

1. оплаченная часть не превышает сумму документа;
2. отрицательных сумм в реестре нет;
3. у каждой открытой позиции указан срок оплаты.

Третий тест выглядит формальностью, но защищает не от опечатки. Пустая ячейка срока оплаты в расчёте читается как ноль, и число дней просрочки получается равным порядковому номеру даты в календаре Excel, где отсчёт идёт с конца 1899 года, — больше сорока шести тысяч. Строка молча уезжает в корзину 90+ и раздувает её на всю свою сумму. Статус ПРОВЕРИТЬ по третьему тесту означает, что своду верить нельзя вообще.

Четвёртая проверка живёт не в тестах, а в самой формуле остатка, и работает против читателя. Остаток считается как сумма документа минус оплаченная часть, но не меньше нуля. Если оплату занесли больше суммы — опечатка в разряде, зачёт аванса, двойной платёж, — остаток становится нулём, корзина меняется на «Закрыто», и строка пропадает из свода целиком. То же самое с отрицательной суммой. Проверено пересчётом: при оплате 900 000 ₽ по счёту на 800 000 ₽ дебиторская задолженность в своде уменьшается на все 500 000 ₽ открытого остатка. Тесты 1 и 2 это ловят и дают ПРОВЕРИТЬ, но если на лист «Контроль» не посмотреть, картина выглядит как погашенный долг.

Чего эти тесты не проверяют: актуальность даты контроля, полноту реестра, дубли документов, реальность самой поставки и корректность типа задолженности. Статус PASS подтверждает три перечисленные проверки и ничего больше.

Что делать с этим сегодня и что через месяц

Развилка простая и зависит от того, что уже есть в компании.

Реестра нет вообще. Первая сборка занимает не месяц, а один день: все открытые счета покупателей и поставщиков одной таблицей. Даже без разреза по контрагенту свод сразу показывает, есть ли деньги в корзинах старше шестидесяти дней. Это и есть ответ на вопрос собственника.

Реестр есть, но обсуждается раз в месяц. Тогда полезен не сам свод, а колонка «Ответственный / действие» и частота: еженедельно по всему реестру, ежедневно по строкам старше девяноста дней. Свод показывает состояние, действие живёт только в этой колонке.

Реестр ведётся и обсуждается еженедельно. Следующий шаг — разрез по контрагенту и связка с решением об отгрузке: при какой сумме и какой просрочке новая отгрузка не согласуется. Карточка такого решения разобрана отдельно — в материале про отгрузку клиенту с просрочкой.

Ограничения и альтернативные объяснения

Возрастная корзина показывает время, а не вероятность возврата. Долг за сто дней может быть закрыт согласованным графиком платежей, а долг за сорок дней — уже безнадёжен, если покупатель подал заявление о банкротстве. Шкала сортирует строки для разговора, оценку даёт документ.

Просрочка бывает не только виной покупателя: неподписанный акт, спор по качеству, ошибка в реквизитах счёта и несовпадение номенклатуры дают ровно ту же картину в реестре. Прежде чем требовать оплату, финансовая команда проверяет, дошёл ли до покупателя корректный документ.

Наконец, шаблон рассчитан на сто строк и одно юридическое лицо. Для группы компаний реестры ведутся отдельно, а внутригрупповые обороты в свод не попадают — иначе долг сам себе будет считаться дважды.

Файл предназначен для управленческого решения. Он не заменяет бухгалтерскую сверку, аудиторскую процедуру или налоговую консультацию.

Готовое поручение финансовому директору

За 5 рабочих дней подготовьте реестр дебиторской и кредиторской задолженности по открытым документам на дату контроля, равную дню сдачи. Для каждой строки укажите тип, контрагента, номер и дату документа, срок оплаты по договору, сумму документа и оплаченную часть. Суммы берите с НДС — так, как они уйдут и придут на расчётный счёт. Авансы выданные отнесите к дебиторской задолженности, авансы полученные — к кредиторской, независимо от того, кто контрагент. Дайте свод по пяти возрастным корзинам и отдельно сводную по контрагенту с встречным зачётом, начиная с самой ранней задолженности. По каждой строке старше шестидесяти дней назовите ответственного и следующее действие с датой. Если на листе «Контроль» стоит статус ПРОВЕРИТЬ или срок оплаты не указан хотя бы у одной открытой позиции, свод на обсуждение не выносится. В записке перечислите, что мешает закрыть долги старше девяноста дней, и дату следующей версии реестра.

Это выпуск №5 серии разборов инструментов Finspect. Предыдущий разбирал универсальную финансовую модель на 12 месяцев.

FAQ

Артём Высоцкий, независимый финансовый директор, основатель Finspect. Актуальность: 14 августа 2026 года. Материал носит информационный характер и не является аудиторским заключением, индивидуальной рекомендацией или публичной офертой.